КАК МЫ ВНЕДРИЛИ ПРОЦЕССНЫЙ ПОДХОД В БИТРИКС24 ДЛЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО ЦЕНТРА?
Кейс по автоматизации отдела продаж с интеграцией
с внешними каналами связи и миграции данных
для компании «ПрофКадр»
с внешними каналами связи и миграции данных
для компании «ПрофКадр»
ИНФОРМАЦИЯ
О КЛИЕНТЕ
О КЛИЕНТЕ
Федеральный Образовательный Центр «ПрофКадр» — образовательное учреждение Профкадры работает с 1998 года и специализируется на многопрофильном обучении в сферах дополнительного профессионального образования, повышения квалификации, профессиональной переподготовки и обучения рабочим профессиям
ПРИЧИНЫ АВТОМАТИЗАЦИИ
- РАЗРОЗНЕННЫЕ ВОРОНКИ
И ОТСУТСТВИЕ СИСТЕМЫВ компании отсутствовала единая архитектура CRM. Первичные и повторные заявки велись в разных процессах, что приводило к потере контроля - СЛАБЫЕ ИНТЕГРАЦИИ
И РУЧНАЯ РАБОТАТелефония, мессенджеры и корпоративная почта работали изолированно от CRM — звонки не фиксировались, переписка велась вручную - ОТСУТСТВИЕ БАЗЫ ЗНАНИЙ
И «ГОРЯЩИЙ» ХАОС ДАННЫХНе было регламентов работы в Битрикс24, обучение проводилось устно. Менеджеры по-разному заполняли карточки, пропускали обязательные поля и ошибались в квалификации заявок
РАЗРОЗНЕННЫЕ ВОРОНКИ
ДВЕ ВОРОНКИ — ВЕСЬ КОНТРОЛЬ
Ключевым решением стало создание двух изолированных смарт-процессов: «Продажи» – для первичных обращений новых клиентов, и «Догрев» – для работы с текущей базой, повторных продаж и кросс‑сейлов. Для каждой воронки разработали прозрачные стадии – от «Нового контакта»
и «Квалификации» до «Передачи в производство»
и «Закрытия» – и настроили взаимосвязи между сделками, контактами, компаниями и задачами. Повторные заявки теперь проходят по ускоренному сценарию без лишних этапов квалификации, что исключило потерю контроля и путаницу в статусах. Это позволило повысить прозрачность сквозных процессов на 65%
и «Квалификации» до «Передачи в производство»
и «Закрытия» – и настроили взаимосвязи между сделками, контактами, компаниями и задачами. Повторные заявки теперь проходят по ускоренному сценарию без лишних этапов квалификации, что исключило потерю контроля и путаницу в статусах. Это позволило повысить прозрачность сквозных процессов на 65%
СЛАБЫЕ ИНТЕГРАЦИИ И РУЧНАЯ РАБОТА
ПОЛЯ, КОТОРЫЕ РЕШАЮТ
Для унификации данных мы наполнили карточки сделок, компаний и контактов необходимыми пользовательскими полями: «Тип услуги» (аутсорсинг, подбор персонала), «Количество сотрудников», «Срок закрытия вакансии», «Бюджет», «Источник заявки» (сайт, Яндекс Директ, колл‑трекинг, сарафан, партнёры), а также настроили справочники отраслей и типов вакансий. Для повторных обращений добавили поле «Причина обращения», что позволило автоматически маршрутизировать заявки в нужный отдел. Единые списки и обязательные поля унифицировали ввод данных, исключили ошибки при выборе параметров и сократили время на заполнение карточек. В результате точность ввода первичной информации выросла на 45%, а менеджеры перестали тратить время на исправление дублей
БАЗА ЗНАНИЙ
РОБОТЫ ВМЕСТО РУТИНЫ
Роботы и триггеры взяли на себя все рутинные операции: автоматическое создание задач на звонок при появлении нового лида, а также напоминания менеджеру и руководителю, если сделка задерживается в стадии «КП отправлено» более трёх дней. Валидация перед переходом в стадию «Передача в производство» теперь проверяет заполнение обязательных полей (сроки, количество сотрудников, бюджет) и блокирует переход при пропусках. Кроме того, настроены тоннели между воронками «Продажи» и «Догрев» для бесшовной передачи повторных заказов и автоматического обновления статусов. Все эти меры сократили ручной труд и ускорили обработку входящих заявок на 52%
БАЗА ЗНАНИЙ
СВЯЗЬ БЕЗ ГРАНИЦ —
И БАЗА ЗНАНИЙ
И БАЗА ЗНАНИЙ
Завершающий этап — интеграция всех внешних каналов в единое окно Битрикс24. Мы подключили телефонию Mango Office с записью разговоров и автораспределением, мессенджеры WhatsApp (через серое подключение) и Telegram для автоматической регистрации входящих сообщений и сохранения полной истории переписки в карточках клиентов, а также корпоративную почту с автосозданием лидов и шаблонами типовых ответов. Комплексный подход к интеграции, обучению и структурированию информации повысил точность выполнения всех бизнес‑процессов до 97%
РЕЗУЛЬТАТ НАШЕЙ РАБОТЫ
СТРУКТУРА
Реализованы 2 воронки — «Продажи» и «Догрев». Каждая заявка проходит от первичного контакта до передачи в производство. Единая база контактов и компаний исключает дубли и упрощает поиск.
КОНТРОЛЬ
Руководство получает еженедельные дашборды по конверсии каждой воронки, эффективности менеджеров, загрузке отдела подбора и скорости обработки заявок.
ИНТЕГРАЦИИ
Подключены и донастроены телефония, WhatsApp*, Telegram и корпоративная почта
ОБУЧЕНИЕ И АТТЕСТАЦИЯ
Менеджеры и производственники прошли обучение, сдали зачёты и работают в системе строго по регламенту.
СИСТЕМА
Решение на базе Битрикс24
О ПРОЕКТЕ В ЦИФРАХ
- 65%ПРОЗРАЧНОСТЬсквозных процессов (от лида до передачи в производство) для руководства выросла на 65%
- 52%ЭФФЕКТИВНОСТЬскорость обработки входящих заявок и коммуникации с клиентами выросла на 52%
- 97%ТОЧНОСТЬвыполнения бизнес-процессов и актуальность данных увеличилась до 97%
КОМАНДА ПРОЕКТА
- ЕгорРуководитель проекта
- АлексейБизнес-аналитик
- ТаисияПроектный менеджер
ОБСУДИТЬ ПРОЕКТ ПО АВТОМАТИЗАЦИИ БИЗНЕСА
