Кейс по аудиту бизнес-процессов для консалтинговой компании в сфере охраны труда

ILINE group

КАК РАЗРАБОТАТЬ ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ ПО БИТРИКС24 ДЛЯ КОМПАНИИ В СФЕРЕ ОХРАНЫ ТРУДА?

Описание кейса, как разработать техническое
задание для последующей автоматизации
бизнес-процессов в Битрикс24 для
консалтинговой компании в сфере
охраны труда OSH

ИНФОРМАЦИЯ
О КЛИЕНТЕ

Компания ООО «ОСЭЙЧ КОНСАЛТИНГ» с 2005 года занимается консалтингом и обучением в сфере охраны труда и пожарной безопасности (B2B). Направления: аудит охраны труда, разработка документов, проектная работа, аутсорсинг, учебный центр (программы А, СИЗ, пожарная безопасность, первая помощь).

ПРИЧИНЫ АВТОМАТИЗАЦИИ

ЕДИНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Автоматизация велась разрозненно, без исчерпывающего руководства для исполнителя. Требовался документ, полно и точно описывающий все бизнес-процессы, данные, интеграции и требования к автоматизации
ЧЕЛОВЕЧЕСКИЙ ФАКТОР

Формулировки, допускающие вольную интерпретацию, приводили к ошибкам на этапе внедрения. ТЗ должно исключать неоднозначности и быть понятным настройщику Битрикс24
СТАНДАРТИЗАЦИЯ РЕШЕНИЙ

Требовалось максимально использовать штатные инструменты платформы (роботы, бизнес-процессы, триггеры, бизнес-правила, поля, стадии, отчёты) и готовые решения из Маркетплейс для минимизации затрат и сроков.

ЕДИНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

АУДИТ КОНФИГУРАЦИИ 1С И МОДУЛЯ ИНТЕГРАЦИИ

Проведено несколько контекстных встречи для описания процессов «as-is», «to-be» и финального решения «will-be» с визуализацией. Выявлены ключевые зоны автоматизации: обработка входящих заявок, лидогенерация, интеграция с 1С. Зафиксирована необходимость упорядочивания процесса обработки заявок, централизации каналов и автоматизации формирования документов. Определены приоритеты первого этапа: упорядочивание обработки входящих заявок, настройка лидогенерации, внедрение аналитики и расширение функционала. Согласована структура воронок: лиды, сделки по заключению договора, сделки по услугам охраны труда, сделки по услугам обучения, смарт-процесс по процедуре обучения и сопутствующие сущности

ЧЕЛОВЕЧЕСКИЙ ФАКТОР

ТРЕБОВАНИЯ К АВТОМАТИЗАЦИИ И ОТЧЁТНОСТИ БИТРИКС24

Разработаны раздел «Автоматизация бизнес-процессов с текстовым описанием каждого элемента (задачи, шлюзы, события, дорожки, данные). Описаны требования к карте путешествия клиента (CJM): каналы, сущности, собираемые данные, триггеры. Для каждой сущности (лиды, сделки, смарт-процессы) зафиксированы стадии воронок, поля (код, тип, обязательность), макеты карточек и бизнес-правила. Отдельный раздел посвящён отчётности и аналитике: перечень отчётов, дашбордов, источники данных, визуализация и права доступа. Нефункциональные требования включают права доступа, производительность, данные и резервное копирование.

СТАНДАРТИЗАЦИЯ РЕШЕНИЙ

ИСЧЕРПЫВАЮЩЕЕ ТЕХНРЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

Разработан раздел «Требования к интеграции» с детальными схемами взаимодействия с внешними системами: 1С (договоры, контакты, счета), сайт (формы заявок, каталог программ), LMS (создание пользователей, назначение курсов, статусы обучения), ЭДО (отправка документов), мессенджеры (WhatsApp*, Telegram), телефония. Для каждой интеграции указаны назначение, направление, технологии, форматы данных и обработка ошибок. Итог — согласованное и утверждённое ТЗ в формате .docx и .pdf с графическими схемами (BPMN, CJM, интеграции) в редактируемых (.vsdx, .xml, .bpmn) и просмотровых (.pdf, .png) форматах. Документ является исчерпывающим руководством для настройщика Битрикс24 и исключает неоднозначные трактовки