КАК АВТОМАТИЗИРОВАТЬ ПРОДАЖУ ИССЛЕДОВАНИЙ
И ТЕНДЕРНЫЕ ПРОЦЕССЫ
В БИТРИКС24?
И ТЕНДЕРНЫЕ ПРОЦЕССЫ
В БИТРИКС24?
Кейс с внедрением тендерных воронок, интеграцией
с телефонией, мессенджерами и веб-хуками
для Аналитического центра
с телефонией, мессенджерами и веб-хуками
для Аналитического центра
ИНФОРМАЦИЯ
О КЛИЕНТЕ
О КЛИЕНТЕ
Аналитический центр НАФИ — ведущая российская исследовательская компания, основанная в 2006 году. Превращает данные в управленческие решения и предлагает экспертизу в сфере социологических и маркетинговых исследований, консалтинга и IT‑продуктов. Входит в топ‑3 самых цитируемых исследовательских агентств России. Основные клиенты — крупный бизнес и государственные структуры
ПРИЧИНЫ АВТОМАТИЗАЦИИ
- РАЗРОЗНЕННЫЕ ВОРОНКИ4 типа активности (тендеры 44‑ФЗ, коммерческие тендеры, входящие запросы на исследования, входящие запросы на консалтинг) обрабатывались хаотично. Данные по тендерам терялись в почте и личных папках, что приводило к пропуску сроков подачи заявок
- ВНЕШНИЕ ИНТЕГРАЦИИТелефония была не связана с CRM — менеджеры не видели историю звонков от заказчиков до и после победы в тендере. WhatsApp и Telegram использовались ситуативно, системной фиксации обращений не было. Сайт работал изолированно: заявки с форм обрабатывались вручную, аналитика терялась
- БАЗА ЗНАНИЙОтсутствовали единые регламенты для работы с тендерами. Сотрудники не имели инструкций по заведению сделок на этапах от подачи заявки до подписания акта, что замедляло сдачу проектов и увеличивало риски ошибок.
РАЗРОЗНЕННЫЕ ВОРОНКИ
ПРОЗРАЧНОСТЬ ПРОЦЕССОВ = УСПЕХ
Было проведено шесть глубинных интервью с руководителями отделов (тендерный отдел, отдел маркетинговых исследований, отдел социологии). Опиcали AS‑IS и спроектировали архитектуру CRM: определили типы Сделок («Тендер 44‑ФЗ», «Коммерческий тендер», «Исследование», «Консалтинг»), Контакты (представители заказчиков), Компании (клиенты и партнёры) и связи между ними. Разработали схемы взаимодействия Битрикс24 с сайтом, телефонией UIS, мессенджерами и корпоративной почтой. Процессы описали в нотации BPMN 2.0. По итогу прозрачность процессов для руководства выросла на 52%.
ВНЕШНИЕ ИНТЕГРАЦИИ
ПОЛНЫЙ КОНТРОЛЬ КОММУНИКАЦИЙ
В архитектуре созданы четыре тендерные воронки с кастомными стадиями: «Поиск тендера» → «Подготовка заявки» → «Торги» → «Победа/Поражение» → «Заключение контракта». Добавлены и настроены поля для фиксации НМЦК (начальной максимальной цены контракта), источника и конкурентоспособности.
БАЗА ЗНАНИЙ
ВЫСОКАЯ ТОЧНОСТЬ
Проведено обучение персонала в формате видеоконференций с записью по работе с тендерными воронками и интеграциями. Создана серия уроков: «Управление тендерами в CRM» и «Аналитика исследовательских проектов». Выданы домашние задания с проверкой. Разработаны регламенты для менеджеров (как фиксировать каждый этап тендера) и создана единая база знаний в Битрикс24. Точность выполнения бизнес-процессов увеличилась до 93%.
РЕЗУЛЬТАТ НАШЕЙ РАБОТЫ
СТРУКТУРА
4 тендерные воронки и проектные воронки работают по единым правилам, каждая сделка проходит чёткие стадии от первичного контакта до сдачи отчёта
КОНТРОЛЬ
Руководство НАФИ получает еженедельные отчёты и дашборды по эффективности тендерного отдела, конверсии и загрузке каждого менеджера
ИНТЕГРАЦИИ
IP‑телефония UIS (автораспределение), Telegram, WhatsApp, почта, сайт (веб‑хук, JSON), тендерные площадки
ОБУЧЕНИЕ
Сотрудники прошли обучение, сдали зачёты и работают в системе строго по регламенту, включая работу с веб-хуками и JSON
СИСТЕМА
Решение на базе Битрикс24
О ПРОЕКТЕ В ЦИФРАХ
- 52%CИСТЕМАТИЗАЦИЯпрозрачность тендерных и исследовательских процессов для руководства выросла на 52%
- 44%ЗАКАЗЫэффективность обработки заказов и тендерной активности выросла на 44%
- 93%РАБОТА В СИСТЕМЕточность выполнения бизнес-процессов увеличилась до 93%
КОМАНДА ПРОЕКТА
- ЕгорРуководитель проекта
- МайяБизнес-аналитик
- ТаисияПроектный менеджер
ОБСУДИТЬ ПРОЕКТ ПО АВТОМАТИЗАЦИИ БИЗНЕСА
